Stage en Evénements, réservations et administration dans un hôtel 5 étoiles en Ibiza

Ce stage se trouve dans un splendide groupe hôtelier 4 et 5 étoiles. Cette organisation possède des hôtels dans différents endroits d’Espagne et du Mexique. Il s’agit d’un grand complexe hôtelier, avec de belles chambres luxueuses, des restaurants et de magnifiques piscines ; l’un de ses hôtels est écologique, ce qui a valu à l’entreprise une grande reconnaissance dans le secteur du tourisme. Il possède 8 hôtels situés dans différentes régions d’Espagne, à Benidorm, Ibiza, Santa Cruz de Tenerife, Lanzarote, ainsi qu’au Mexique, dans des lieux touristiques tels que Cancun, Los Cabos et Playa del Carmen. Son équipe a accueilli des stagiaires ou des étudiants dans tous les départements : réception, relations publiques, guides touristiques, cuisine et F&B, ainsi qu’événements et animation. Les stagiaires hôteliers bénéficieront d’un logement (à 10 minutes de l’hôtel) partagé avec d’autres étudiants, ainsi que de repas et d’une allocation mensuelle. Ils seront accompagnés par le responsable du secteur dans lequel ils travailleront, afin que l’étudiant reçoive une formation et une initiation aux tâches à accomplir.

Ce stage se déroule dans un hôtel 5 étoiles et se concentre particulièrement sur les tâches suivantes :

• Devis de groupes et d’événements.
• Présentation de l’hôtel pour les groupes et les événements.
• Devis et réponse à tous les courriels avec les différentes demandes spécifiques de chaque événement.
• Faire des factures proforma. Faites le suivi des paiements effectués et réclamez tout montant impayé payé d’avance.
• Créez des programmes, des mémos et des ordres de service.
• Faire des demandes de budget et de matériel à des entreprises extérieures (Manteleria, chaises et tables, centres de fleurs, dj, équipement de sons, matériel audio-visuel).
• Vérifiez la liste des chambres, les prix des chambres, les notes, etc. et la facturation avant de transmettre l’information aux réservations et à la réception.
• Réalisation des procès-verbaux, des places assises, des affiches et de tout autre matériel nécessaire pour les événements.
• Assister au montage et veiller à ce que tout soit parfait avant chaque événement.
• Etre à la disposition du client et des chefs de service pendant l’élaboration de l’événement et résoudre tout problème qui pourrait survenir.
• Vérifier la satisfaction du client une fois l’événement terminé et vérifier que toute la facturation est correcte.
• Effectuer l’analyse des coûts de chaque événement.
• Archiver les fichiers et les classer.
• Collaborez également avec le directeur commercial adjoint, en faisant des comparaisons de prix, en scannant des contrats, etc…

L’objectif, sachant qu’il s’agit d’un hôtel 5 étoiles, est d’offrir une valeur ajoutée par une relation étroite avec les clients à l’intérieur de l’hôtel afin que leur expérience soit inoubliable.